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HubSpot bietet eine Vielzahl von Rollen und Berechtigungen, um sicherzustellen, dass du genau die Funktionen nutzen kannst, die für deine jeweiligen Aufgaben notwendig sind. Eine klare Zuweisung von Rollen erleichtert nicht nur den Arbeitsablauf, sondern trägt auch dazu bei, die Sicherheit und Effizienz im HubSpot-Konto zu optimieren.
Die Herausforderung dabei: In HubSpot gibt es eine Vielzahl von Anpassungsmöglichkeiten, was dazu führen kann, leicht den Überblick zu verlieren und ggf. eine wichtige Einstellung zu übersehen.
Mit diesem Leitfaden möchten wir für Klarheit und Orientierung sorgen und dafür auf die gängigsten Benutzerrollen eingehen, die von dir manuell angepasst werden können, um eine genaue Anpassung an die Anforderungen deines Teams zu ermöglichen. Auf folgende HubSpot-Vorlagen gehen wir ein:
“Nur anzeigen”: Daten ohne Risiko erkunden
Die Rolle "Nur Anzeigen" in HubSpot bietet eine Perspektive für dich, wenn du primär auf Einblicke ins Konto angewiesen bist, jedoch keine Änderungen vornehmen musst oder gar darfst.
Diese Rolle gewährt dir also einen Lesezugriff auf die folgenden Bereiche, ohne die Möglichkeit, Einstellungen zu ändern oder Bearbeitungen vorzunehmen. Du kannst diese voreingestellten Berechtigungen jederzeit so anpassen wie es notwendig ist:
- Alle Notizen und Anhänge
Vorteile der Rolle "Nur Anzeigen"
- Einblick ohne Risiko:
- Du kannst relevante Daten einsehen, ohne das Risiko von unabsichtlichen Änderungen einzugehen
- Das ist besonders nützlich für Stakeholder, die einen Überblick über bestimmte Prozesse oder Fortschritte erhalten möchten
- Zusammenarbeit ohne Beeinträchtigung:
- Die Rolle "Nur Anzeigen" fördert eine nahtlose Zusammenarbeit, indem deine Teammitglieder relevante Informationen mit dir teilen können, ohne dass du versehentlich Änderungen vornehmen kannst
- Gezielte Einsicht in spezifische Bereiche:
- Durch die Auswahl der Bereiche, auf die dir ein Lesezugriff gewährt wird, kannst du gezielt die Daten einsehen, die für deine Aufgaben und Verantwortlichkeiten relevant sind
“Standardbenutzer”: Einfacher Zugang, starke Wirkung
Die Rolle “Standardbenutzer” in HubSpot spielt eine grundlegende und entscheidende Funktion im Gefüge der Zugriffsberechtigungen, denn sie bietet dir einen unkomplizierten Einstieg in die HubSpot-Welt.
Mit dieser Vorlage erhältst du die notwendigen Berechtigungen, um auf Basisfunktionen zuzugreifen und dich mit den essenziellen Aspekten von HubSpot vertraut zu machen. Dies umfasst die Möglichkeit, Daten anzuzeigen, zu bearbeiten und zu löschen, um die grundlegenden Aufgaben im HubSpot-Ökosystem effizient zu erledigen.
Folgende Berechtigungen in HubSpot erhältst du standardmäßig in der Rolle “Standardbenutzer”:
Symbollegende:
👓 = Lesezugriff
🔓 = voller Zugriff (anzeigen, bearbeiten, veröffentlichen, löschen, interagieren)
✍🏼 = Bearbeitungszugriff (anzeigen, bearbeiten)
- CRM-Objekte:
- 🔓 auf alle Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets und benutzerdefinierten Objekte (falls vorhanden)
- ✍🏼 auf alle Aufgaben
- 👓 auf Notizen und Anhänge in Datensätzen, für welche du zuständig bist
- CRM-Tools:
- 🔓 auf die Interaktion mit allen Datensätzen; auch über die Mobile-HubSpot-App. Das umfasst konkret:
E-Mails senden
- 🔓 auf den Import von CRM-Datensätze und -Aktivitäten; auch als Massenimport
- 🔓 auf die Erstellung von benutzerdefinierten Ansichten
- 🔓 auf die Interaktion mit allen Datensätzen; auch über die Mobile-HubSpot-App. Das umfasst konkret:
- Marketing:
- ✍🏼 auf Standard-Tools des Marketing Hubs wie z.B. die Verwaltung von Kommunikationsabonnements und Einsicht in Website-Aktivitäten von Kontaktdatensätzen
- ✍🏼 auf alle Listen
- 🔓 auf alle Formulare und Dateien
- 👓 auf folgende Marketingtools:
- Werbeanzeigen
- Kampagnen
- Marketing-E-Mail
- alle Social-Media-Tools
- Aktualisierungen planen und veröffentlichen
- Begriffe überwachen
- Performance analysieren
- 👓 auf folgende Website-Tools:
- Blog
- Landingpages
- Website-Seiten
- Website-Datenbank
- URL-Weiterleitungen
- Vertrieb:
- 🔓 auf das Hinzufügen von benutzerdefinierten Artikeln zu einem Angebot, einer Zahlung, einem Abonnement usw.
- 👓 auf das Sales Hub
- 🔓 auf Vertriebsvorlagen
- Kundenservice:
- 👓 auf das Service Hub
- 👓 auf Feedbackumfragen
- 🔓 auf Servicevorlagen
- Berichterstattung:
- 👓 auf Ziele, die dir zugewiesen wurden
- 🔓 auf Dashboards (inkl. Berichte und Analytics)
- ✍🏼 auf Berichtsdatensätze
- 🔓 auf Marketingberichte; inkl.:
- Traffic-Analytics
- Seiten-Performance
- Wettbewerber
- Tracking-URL-Ersteller
- Events
- Berichtseinstellungen
- Konto:
- 🔓 auf Marketingkontakte
- 🔓 auf persönliche E-Mail-Einstellungen
- 🔓 auf den HubSpot-App-Marketplace für Vorlagen
- 🔓 auf Benutzertabellen in den Einstellungen
Vorteile der Rolle “Standardbenutzer”
- Effiziente Interaktion auch von unterwegs:
- Als “Standardbenutzer” kannst du nicht nur von deinem Desktop aus, sondern auch über die Mobile-HubSpot-App auf alle CRM-Objekte zugreifen
- Das bedeutet, dass du unabhängig von deinem Standort oder deinem Gerät immer auf alle relevanten Informationen zugreifen und notwendige Aktionen durchführen kannst
- Vielseitige Kontaktpflege:
- Mit vollem Zugriff auf Marketingkontakte kannst du nicht nur auf die wichtigsten Kontaktdaten zugreifen, sondern auch effektiv mit deinem Publikum interagieren
- Diese Vielseitigkeit ermöglicht es dir, Marketingkontakte gezielt zu nutzen und deine Beziehungen zu Leads und Kunden zu stärken
- Umfassende Analysemöglichkeiten:
- Neben dem vollen Zugriff auf Dashboards und Berichte hast du insbesondere Zugriff auf Marketingberichte, darunter Traffic-Analytics, Seiten-Performance und mehr
- Dadurch erhältst du nicht nur Einblicke in die Leistung deiner Marketingaktivitäten, sondern auch die Möglichkeit, umfassende Analysen durchzuführen und fundierte Entscheidungen zu treffen
“CMS-Entwickler”: Maßgeschneiderte Websites schaffen
Wenn du Websites gestaltest und anpasst, deckt die Rolle “CMS-Entwickler” in HubSpot wichtige Berechtigungen ab, die du in dieser Funktion benötigst.
Mit dem Berechtigungssatz “CMS-Entwickler” hast du die Kontrolle über alle erforderlichen CMS-Funktionen und -Einstellungen.
Optional kannst du in der Rolle auch Lesezugriff auf CRM-Objekte erhalten.
Folgende Berechtigungen in HubSpot bekommst du standardmäßig in der Rolle “CMS-Entwickler”:
Symbollegende:
👓 = Lesezugriff
🔓 = voller Zugriff (anzeigen, bearbeiten, veröffentlichen, löschen, interagieren)
✍🏼 = Bearbeitungszugriff (anzeigen, bearbeiten)
- CRM-Objekte:
- 👓 auf folgende CRM-Objekte:
- alle Kontakte
- alle Unternehmen
- alle Deals
- alle Tickets
- alle Aufgaben
- 👓 auf Notizen und Anhänge in Datensätzen, für welche du zuständig bist
- 👓 auf benutzerdefinierten Objekte, für welche du zuständig bist (falls vorhanden)
- 👓 auf folgende CRM-Objekte:
- CRM-Tools:
- 🔓 auf den Import von CRM-Datensätzen und -Aktivitäten; auch als Massenimport
- Marketing:
- 🔓 auf alle Formulare und Dateien
- ✍🏼 auf Standard-Tools des Marketing Hubs wie z.B. die Verwaltung von Kommunikationsabonnements und Einsicht in Website-Aktivitäten von Kontaktdatensätzen
- ✍🏼 auf alle Marketing-E-Mails
- 🔓 auf einen separaten Content-Staging-Bereich
✍🏼 auf folgende Website-Tools:- Blog
- Landingpages
- Website-Seiten
- 🔓 auf folgende Website-Tools
- Website-Datenbank
- URL-Weiterleitungen
- Design-Tools
- Berichterstattung:
- 👓 auf Ziele, die dir zugewiesen wurden
- Konto
- 🔓 auf Tabelleneinstellungen der Website-Datenbank
- 🔓 auf Einstellungen für globalen Content und Designs auf Websites und Blog-Seiten
- 🔓 auf Website-Einstellungen für die Verwaltung des Website-Brandings, von E-Mail-Fußzeilen, vom Ausschluss bestimmter IP-Adressen und für die Option zum Erstellen und Einrichten des Blogs
- 🔓 auf die Domain-Einstellungen
- 🔓 auf Benutzertabellen in den Einstellungen
- 🔓 auf die Account-Verwaltung
Vorteile der Rolle “CMS-Entwickler”
- Kreative Gestaltungsfreiheit für Websites:
- Mit der Rolle “CMS-Entwickler” bekommst du umfassende Kontrolle über die Website-Gestaltung sowie die Möglichkeit für kreative Anpassungen und die Entwicklung beeindruckender Benutzererlebnisse
- Nahtlose Integration von Content und Marketing:
- Durch den optionalen Lesezugriff auf CRM-Objekte kannst du Content nahtlos mit Marketingaktivitäten abstimmen und so eine kohärente und wirkungsvolle Strategie entwickeln
- Effiziente Zusammenarbeit durch maßgeschneiderte Berechtigungen:
- Durch die präzise Anpassung von Berechtigungen kannst du in der Rolle “CMS-Entwickler” effektiv mit anderen Teams zusammenarbeiten, ohne unnötige Einblicke zu erhalten. Dies fördert eine effiziente Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg.
“Content-Marketer”: Kreativität trifft Marketingpräzision
Wenn du dich auf die Content-Erstellung und Marketingaktivitäten konzentrierst, ist die Rolle “Content-Marketer” in HubSpot genau das Richtige für dich.
Als zentraler Bestandteil des Marketing-Teams profitierst du von einem umfangreichen Zugriff auf sämtliche Marketingfunktionen zur Content-Generierung.
Optional kann zudem der Lesezugriff auf Deals und/oder Tickets sowie Berichte-Dashboards integriert werden.
Folgende Berechtigungen umfasst die Rolle “Content-Marketer” von Haus aus in HubSpot:
Symbollegende:
👓 = Lesezugriff
🔓 = voller Zugriff (anzeigen, bearbeiten, veröffentlichen, löschen, interagieren)
✍🏼 = Bearbeitungszugriff (anzeigen, bearbeiten)
- CRM-Objekte:
- 🔓 auf alle Kontakte und Unternehmen
- 👓 auf Deals, Tickets und alle benutzerdefinierten Objekte (falls vorhanden)
- 👓 auf alle Aufgaben
- 👓 auf Notizen und Anhänge in Datensätzen, für welche du zuständig bist
- Marketing:
- ✍🏼 auf alle Listen
- 🔓 auf alle Formulare und Dateien
- ✍🏼 auf Standard-Tools des Marketing Hubs wie z.B. die Verwaltung von Kommunikationsabonnements und Einsicht in Website-Aktivitäten von Kontaktdatensätzen
- 👓 auf Werbeanzeigen
- 🔓 auf Kampagnen
- ✍🏼 auf Marketing-E-Mails
- ✍🏼 auf alle Social-Media-Tools
- Aktualisierungen planen und veröffentlichen
- Begriffe überwachen
- Performance analysieren
- ✍🏼 auf folgende Website-Tools:
- Blog
- Landingpages
- Website-Seiten
- Website-Datenbank
- 🔓 auf folgende Website-Tools:
- URL-Weiterleitungen
- Design-Tools
- Berichterstattung:
- 👓 auf Ziele, die dir zugewiesen wurden, und auf Dashboards (inkl. Berichte und Analytics)
- Konto:
- 🔓 auf den HubSpot-App-Marketplace für Vorlagen
- 🔓 auf Einstellungen für globalen Content und Designs auf Websites und Blog-Seiten
- 🔓 auf Website-Einstellungen für die Verwaltung des Website-Brandings, von E-Mail-Fußzeilen, vom Ausschluss bestimmter IP-Adressen und für die Option zum Erstellen und Einrichten des Blogs
- 🔓 auf Benutzertabellen in den Einstellungen
Vorteile der Rolle “Content-Marketer”
- Kreative Entfaltung im Marketing:
- Mit der Rolle “Content-Marketer” kannst du dein volles kreatives Potenzial in HubSpot ausschöpfen, da du Zugriff auf sämtliche Marketingtools und -funktionen für die Content-Generierung hast
- Abstimmung von Content mit Vertriebsaktivitäten:
- Durch den optionalen Lesezugriff auf Deals und/oder Tickets kannst du deine Strategien besser mit den Vertriebs- und Serviceaktivitäten abstimmen und so eine nahtlose Zusammenarbeit sicherstellen
- Optimierte Kampagnenverwaltung:
- Dank umfassender Marketingrechte in der Rolle “Content-Marketer” kannst du Marketingkampagnen effektiv erstellen, verwalten und optimieren, um eine gezielte Ansprache deiner Zielgruppe zu gewährleisten
“Marketing-Management”: Strategische Weichenstellung
Die Rolle “Marketing-Management” in HubSpot steht im Zentrum der strategischen Planung und Überwachung aller Marketingaktivitäten.
Als Nutzer in dieser Rolle hast du sowohl vollen Zugriff sowohl auf alle Marketing- und Reportingfunktionen als auch auf Kontakte und Unternehmen. Zusätzlich kannst du einen optionalen Lesezugriff auf Deals und/oder Tickets anfordern..
Folgende Berechtigungen in HubSpot erhältst du per Default in der Rolle “Marketing-Management”:
Symbollegende:
👓 = Lesezugriff
🔓 = voller Zugriff (anzeigen, bearbeiten, veröffentlichen, löschen, interagieren)
✍🏼 = Bearbeitungszugriff (anzeigen, bearbeiten)
- CRM-Objekte:
- 🔓 auf alle Kontakte und Unternehmen
- 👓 auf Deals und Tickets
- 👓 auf alle benutzerdefinierten Objekte (falls vorhanden)
- 👓 auf alle Aufgaben
- 👓 auf Notizen und Anhänge in Datensätzen, für welche du zuständig bist
- CRM-Tools:
- 🔓 auf die Interaktion mit allen Datensätzen; auch über die Mobile-HubSpot-App. Das umfasst konkret:
- E-Mails senden
- Anrufe protokollieren
- Meetings planen
- Kontakte in Sequenzen aufnehmen
- 🔓 auf die Massenlöschung von Datensätzen aus dem Account
- 🔓 auf den Import von CRM-Datensätzen und -Aktivitäten; auch als Massenimport
- 🔓 auf das Exportieren von Berichten und CRM-Datensätzen
- 🔓 auf die Erstellung von benutzerdefinierten Ansichten
- 🔓 auf die Interaktion mit allen Datensätzen; auch über die Mobile-HubSpot-App. Das umfasst konkret:
- Marketing:
- ✍🏼 auf alle Listen
- 🔓 auf alle Formulare und Dateien
- Marketingtools:
- ✍🏼 auf Standard-Tools des Marketing Hubs wie z.B. die Verwaltung von Kommunikationsabonnements und Einsicht in Website-Aktivitäten von Kontaktdatensätzen
- 🔓 auf folgende Marketingtools:
- Werbeanzeigen
- Kampagnen
- Marketing-E-Mails
- Marketing-SMS
- alle Social-Media-Tools:
- Aktualisierungen planen und veröffentlichen
- Begriffe überwachen
- Performance analysieren
- auf den separaten Content-Staging-Bereich
- 🔓 auf folgende Website-Tools:
- Blog
- Landingpages
- Website-Seiten
- Website-Datenbank
- URL-Weiterleitungen
- Design-Tools
- Vertrieb::
- 👓 auf das Sales Hub
- Automatisierung:
- ✍🏼 auf Workflows
- Berichterstattung:
- ✍🏼 auf alle Ziele
- 🔓 auf Dashboards (inkl. Berichte und Analytics)
- ✍🏼 auf Berichtsdatensätze
- Konto:
- 🔓 auf den HubSpot-App-Marketplace für Vorlagen
- 🔓 auf Eigenschaftseinstellungen
- 🔓 auf Abonnementtypeinstellungen
- 🔓 auf Einstellungen für globalen Content und Designs auf Websites und Blog-Seiten
- 🔓 auf Website-Einstellungen für die Verwaltung des Website-Brandings, von E-Mail-Fußzeilen, vom Ausschluss bestimmter IP-Adressen und für die Option zum Erstellen und Einrichten des Blogs
- 👓 auf Berichte und Dashboards mit Kennzahlen zu Vertriebsaktivitäten und Performance
- 🔓 auf Benutzertabellen in den Einstellungen
- 🔓 auf die Account-Verwaltung
- 🔓 auf die Verwaltung von HubSpot-Benutzern (hinzufügen und bearbeiten)
- 🔓 auf die Einschränkung von Zugriffen durch Teams
Vorteile der Rolle “Marketing-Management”
- Ganzheitliche CRM-Kontrolle:
- In der Rolle “Marketing-Management” erhältst du in HubSpot vollständigen Zugriff auf Kontakte, Unternehmen und ggf. benutzerdefinierte Objekte mit optionalen Einblicken in Deals und Tickets
- Mithilfe von Aufgaben, Notizen und Anhängen in den zugehörigen Datensätzen kannst du eine effektive Zusammenarbeit gewährleisten
- Umfassende Marketingbefugnisse:
- Du hast maximale Kontrolle über Marketingressourcen, von der Bearbeitung von Listen bis zur Veröffentlichung von Werbeanzeigen, Kampagnen, E-Mails und Social-Media-Inhalten
- Ein separater Content-Staging-Bereich und Zugriff auf Website-Tools ermöglichen dir die effektive Planung, Gestaltung und Veröffentlichung von Inhalten
- Effektive Performance-Analyse und Berichterstattung:
- Mit der Rolle "Marketing-Management" kannst du umfassende Berichte erstellen und analysieren, einschließlich der Leistung von Marketingkampagnen, um datengestützte Entscheidungen zu treffen und die Marketingstrategie kontinuierlich zu optimieren
“Sales Manager”: Das Steuerrad für Vertriebsstrategien
Mit der Rolle “Sales Manager” in HubSpot nimmst du eine strategische Position ein, wenn es um die Steuerung von Vertriebsstrategien und -ergebnissen geht. Du hast dann umfangreichen Zugriff auf Vertriebsfunktionen und -einstellungen sowie auf alle Standard HubSpot-CRM-Objekte (Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets).
Folgende Berechtigungen in HubSpot erhältst du per Default in der Rolle “Sales Manager”:
Symbollegende:
👓 = Lesezugriff
🔓 = voller Zugriff (anzeigen, bearbeiten, veröffentlichen, löschen, interagieren)
✍🏼 = Bearbeitungszugriff (anzeigen, bearbeiten)
- CRM-Objekte:
- 🔓 auf alle Kontakte, Unternehmen, Deals und Tickets
- 👓 auf alle benutzerdefinierten Objekte (falls vorhanden)
- ✍🏼 auf alle Aufgaben
- 👓 auf Notizen und Anhänge in Datensätzen sehen, für welche du zuständig bist
- CRM-Tools:
- 🔓 auf die Interaktion mit allen Datensätzen; auch über die Mobile-HubSpot-App. Das umfasst konkret:
- E-Mails senden
- Anrufe protokollieren
- Meetings planen
- Kontakte in Sequenzen aufnehmen
- 🔓 auf die Massenlöschung von Datensätzen aus dem Account
- 🔓 auf den Import von CRM-Datensätzen und -Aktivitäten; auch als Massenimport
- 🔓 auf das Exportieren von Berichten und CRM-Datensätzen
- 🔓 auf die Erstellung von benutzerdefinierten Ansichten
- 🔓 auf die Interaktion mit allen Datensätzen; auch über die Mobile-HubSpot-App. Das umfasst konkret:
- Marketing:
- ✍🏼 auf alle Listen
- 🔓 auf alle Dateien
- ✍🏼 auf Standard-Tools des Marketing Hubs wie z.B. die Verwaltung von Kommunikationsabonnements und Einsicht in Website-Aktivitäten von Kontaktdatensätzen
- Vertrieb:
- 👓 auf das Sales Hub
- Kundenservice:
- 👓 auf das Service Hub
- Automatisierung:
- 🔓 auf Workflows
- Berichterstattung:
- ✍🏼 auf alle Ziele
- 🔓 auf Dashboards (inkl. Berichte und Analytics)
- ✍🏼 auf Berichtsdatensätze
- Konto:
- 🔓 Du hast Zugriff auf persönliche E-Mail-Einstellungen
- 🔓 Du kannst Eigenschaftseinstellungen bearbeiten
- 🔓 Du kannst Abonnementtypeinstellungen vornehmen
- Du kannst Berichte und Dashboards mit Kennzahlen zu Vertriebsaktivitäten und Performance einsehen
- 🔓 auf Benutzertabellen in den Einstellungen
- 🔓 auf die Account-Verwaltung
- 🔓 auf die Verwaltung von HubSpot-Benutzern (hinzufügen und bearbeiten)
- 🔓 auf die Einschränkung von Zugriffen durch Teams
Vorteile der Rolle “Sales Manager”
- Umfassender Zugriff auf Vertriebs- und CRM-Tools:
- In der Rolle “Sales Manager” hast du vollständigen Zugriff auf alle relevanten CRM-Objekte, -Tools und -Aktivitäten
- Dies ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Kontakten, Unternehmen, Deals und Tickets
- Integration von Vertriebs- und Serviceaktivitäten:
- Durch den Zugriff auf Kundenservice-Tools wie Tickets kannst du nahtlos mit dem Kundenservice zusammenarbeiten
- Dies fördert eine ganzheitliche Sicht auf Kundeninteraktionen und ermöglicht eine effektive Betreuung der Kunden
- Flexibilität und Effizienz durch mobile Interaktion:
- Die Möglichkeit, über die Mobile-HubSpot-App mit allen Datensätzen zu interagieren, eröffnet Flexibilität und Effizienz im Vertriebsmanagement
- Du kannst E-Mails senden, Anrufe protokollieren, Meetings planen und mehr, unabhängig von deinem Standort
“Vertriebsmitarbeiter”: Effizienz im Vertriebsalltag
Für die täglichen Vertriebsaktivitäten und dem Management von Geschäftsabschlüssen bietet HubSpot dir den vorgefertigten Berechtigungssatz “Vertriebsmitarbeiter” an.
Als aktiver Teil des Vertriebsteams hast du in dieser Rolle Zugriff auf Vertriebsfunktionen sowie auf Kontakte und Unternehmen.
Optional kann auch ein Lesezugriff auf Tickets und Dashboards bzw. Berichte gewährt werden.
Folgende Berechtigungen in HubSpot erhältst du per Default in der Rolle “Vertriebsmitarbeiter”:
Symbollegende:
👓 = Lesezugriff
🔓 = voller Zugriff (anzeigen, bearbeiten, veröffentlichen, löschen, interagieren)
✍🏼 = Bearbeitungszugriff (anzeigen, bearbeiten)
- CRM-Objekte:
- 🔓 auf alle Kontakte, Unternehmen und Deals
- 👓 auf Tickets, für die du zuständig bist
- 👓 auf alle benutzerdefinierten Objekte (falls vorhanden)
- ✍🏼 auf alle Aufgaben
- 👓 auf Notizen und Anhänge in Datensätzen, für welche du zuständig bist
- CRM-Tools:
- 🔓 auf die Interaktion mit allen Datensätzen; auch über die Mobile-HubSpot-App. Das umfasst konkret:
- E-Mails senden
- Anrufe protokollieren
- Meetings planen
- Kontakte in Sequenzen aufnehmen
- 🔓 auf den Import von CRM-Datensätzen und -Aktivitäten; auch als Massenimport
- 🔓 auf die Interaktion mit allen Datensätzen; auch über die Mobile-HubSpot-App. Das umfasst konkret:
- Marketing:
- 🔓 auf alle Dateien
- ✍🏼 auf Standard-Tools des Marketing Hubs wie z.B. die Verwaltung von Kommunikationsabonnements und Einsicht in Website-Aktivitäten von Kontaktdatensätzen
- 🔓 auf Tools für Social-Media-Konten, die du verknüpft hast:
- Aktualisierungen planen und veröffentlichen
- Begriffe überwachen
- Performance analysieren
- Vertrieb:
- 👓 auf das Sales Hub
- 🔓 auf Vertriebsvorlagen
- Berichterstattung:
- 👓 auf Ziele, die dir zugewiesen wurden
- 👓 auf Dashboards (inkl. Berichte und Analytics)
- Konto:
- 🔓 Du hast Zugriff auf persönliche E-Mail-Einstellungen
Vorteile der Rolle “Vertriebsmitarbeiter”
- Effizientes Kundenbeziehungsmanagement (CRM):
- In der Rolel “Vertriebsmitarbeiter” profitierst du von vollständigem Zugriff auf alle relevanten CRM-Objekte, darunter Kontakte, Unternehmen und Deals
- Diese umfassenden Einblicke ermöglichen eine effiziente Organisation von Kundeninformationen, Verwaltung von Deals und Bearbeitung von Aufgaben
- Integrierte Vertriebstools für optimierte Prozesse:
- Mit Zugriff auf umfassende Vertriebstools wie Vorlagen, kannst du deine Vertriebsaktivitäten optimieren
- Dadurch wird die effektive Kommunikation, Terminplanung, Lead-Nurturing und den Abschluss von Deals erleichtert
- Flexible mobile Interaktionen für unterwegs:
- Durch die Interaktion mit CRM-Daten über die Mobile-HubSpot-App kannst du als “Vertriebsmitarbeiter” auch unterwegs nahtlos arbeiten
- Das ermöglicht das Senden von E-Mails, Protokollieren von Anrufen, Planen von Meetings und Aufnehmen von Kontakten in Sequenzen – alles direkt von mobilen Geräten aus
“Service-Manager”: Nahtlose Kundenerfahrung ermöglichen
Wenn du im Berufsalltag eher eine strategische Position in der Planung und Überwachung von Servicestrategien und -ergebnissen einnimmst, erhältst du mit der Rolle “Service-Manager” in HubSpot genau die Berechtigungen, die in dieser Funktion notwendig sind.
Konkret heißt das, dass du vollständigen Zugriff auf Servicefunktionen und -einstellungen sowie auf Kontakte und Tickets erhältst.
Optional kann auch Lesezugriff auf Deals gewährt werden.
Folgende Berechtigungen in HubSpot erhältst du per Default in der Rolle “Service-Manager”:
Symbollegende:
👓 = Lesezugriff
🔓 = voller Zugriff (anzeigen, bearbeiten, veröffentlichen, löschen, interagieren)
✍🏼 = Bearbeitungszugriff (anzeigen, bearbeiten)
- CRM-Objekte:
- 🔓 auf alle Kontakte, Unternehmen und Tickets
- 👓 auf Deals und alle benutzerdefinierten Objekte (falls vorhanden)
- ✍🏼 auf alle Aufgaben
- 👓 auf Notizen und Anhänge in Datensätzen, für welche du zuständig bist
- CRM-Tools:
- 🔓 auf die Interaktion mit allen Datensätzen; auch über die Mobile-HubSpot-App. Das umfasst konkret:
- E-Mails senden
- Anrufe protokollieren
- Meetings planen
- Kontakte in Sequenzen aufnehmen
- 🔓 auf die Massenlöschung von Datensätzen aus dem Account
- 🔓 auf den Import von CRM-Datensätzen und -Aktivitäten; auch als Massenimport
- 🔓 auf das Exportieren von Berichten und CRM-Datensätzen
- 🔓 auf die Erstellung von benutzerdefinierten Ansichten
- 🔓 auf die Interaktion mit allen Datensätzen; auch über die Mobile-HubSpot-App. Das umfasst konkret:
- Marketing:
- ✍🏼 auf alle Listen
- 🔓 auf alle Formulare und Dateien
- ✍🏼 auf Standard-Tools des Marketing Hubs wie z.B. die Verwaltung von Kommunikationsabonnements und Einsicht in Website-Aktivitäten von Kontaktdatensätzen
- 🔓 auf Marketing-E-Mails
- 🔓 auf alle Social-Media-Tools:
- Aktualisierungen planen und veröffentlichen
- Begriffe überwachen
- Performance analysieren
- 🔓 auf Veröffentlichungsrechte für Blogs
- Vertrieb:
- 👓 auf das Sales Hub
- Kundenservice:
- 👓 auf das Service Hub
- 🔓 auf Feedbackumfragen und Wissensdatenbankartikel
- Automatisierung:
- 🔓 auf Workflows
- Berichterstattung:
- ✍🏼 auf alle Ziele
- 🔓 auf Dashboards
- ✍🏼 auf Berichtsdatensätze
- Konto:
- 🔓 auf Eigenschaftseinstellungen
- 🔓 auf Abonnementtypeinstellungen
- 🔓 auf Einstellungen an der Wissensdatenbank
- 🔓 auf Berichte und Dashboards mit Kennzahlen zu Vertriebsaktivitäten und Performance
- 🔓 auf Benutzertabellen in den Einstellungen
- 🔓 auf Einstellungen für die Verfügbarkeit von Teammitgliedern
- 🔓 auf die Account-Verwaltung
- 🔓 Du kannst Benutzer zu HubSpot hinzufügen und bearbeiten
- 🔓 auf die Verwaltung von Teams (hinzufügen, bearbeiten, Zugriffe einschränken)
Vorteile der Rolle “Service-Manager”
- Effektive Steuerung des Kundenservice:
- Die Rolle “Service Manager” ermöglicht dir eine effektive Steuerung des Kundenservices durch vollen Zugriff auf alle relevanten Servicefunktionen
- Dadurch kannst du präzise Servicestrategien entwickeln und überwachen, um einen herausragend0312en Kundenservice sicherzustellen
- Umfassender Überblick über Kunden:
- Durch den vollständigen Zugriff auf Kontakte, Unternehmen und Tickets erhältst du einen umfassenden Überblick über deine Kunden und deren Serviceanfragen
- Diese ganzheitliche Sichtweise ermöglicht dir eine optimale Betreuung und individuelle Lösungen für die Bedürfnisse deiner Kunden
- Optionale Einbindung in Vertriebsaktivitäten:
- Mit der Rolle “Service Manager” kannst du optional auch auf Deals zugreifen, was eine enge Zusammenarbeit mit dem Vertrieb ermöglicht
- Diese Integration schafft eine nahtlose Verbindung zwischen Service und Vertrieb, um Kundenbetreuung und Umsatzgenerierung effektiv miteinander zu verknüpfen
“Kundendienstmitarbeiter”: Service in Perfektion liefern
Bei den täglichen Serviceaktivitäten und dem Management von Kundenanfragen in HubSpot hilft dir die Standardrolle “Kundendienstmitarbeiter”.
Als aktiver Teil des Kundenserviceteams hast du mit diesem Berechtigungssatz Zugriff auf praktische Servicefunktionen sowie auf Kontakte, Unternehmen und Tickets.
Optional kann auch Lesezugriff auf Deals gewährt werden.
Folgende Berechtigungen in HubSpot erhältst du per Default in der Rolle “Service-Manager”:
Symbollegende:
👓 = Lesezugriff
🔓 = voller Zugriff (anzeigen, bearbeiten, veröffentlichen, löschen, interagieren)
✍🏼 = Bearbeitungszugriff (anzeigen, bearbeiten)
- CRM-Objekte:
- 🔓 auf alle Kontakte, Unternehmen und Tickets
- 👓 auf Deals und alle benutzerdefinierten Objekte (falls vorhanden)
- ✍🏼 auf alle Aufgaben
- 👓 auf Notizen und Anhänge in Datensätzen, für welche du zuständig bist
- CRM-Tools:
- 🔓 auf die Interaktion mit allen Datensätzen; auch über die Mobile-HubSpot-App. Das umfasst konkret:
- E-Mails senden
- Anrufe protokollieren
- Meetings planen
- Kontakte in Sequenzen aufnehmen
- 🔓 auf die Interaktion mit allen Datensätzen; auch über die Mobile-HubSpot-App. Das umfasst konkret:
- Vertrieb:
- 👓 auf das Sales Hub
- Marketing:
- 🔓 auf alle Dateien
- Kundenservice:
- 👓 auf das Service Hub
- ✍🏼 auf die Wissensdatenbank
- Berichterstattung:
- 👓 auf alle Ziele und Dashboards (inkl. Berichte und Analytics)
- Konto:
- 🔓 auf Benutzertabellen in den Einstellungen
Vorteile der Rolle “Kundendienstmitarbeiter”
- Umfassende Kundensicht:
- Mit vollständigem Zugriff auf Kontakte, Unternehmen und Tickets hast du in der Rolle “Kundendienstmitarbeiter” eine umfassende Sicht auf Kundeninformationen
- Dadurch kannst du eine präzise und individualisierte Betreuung sicherstellen
- Effiziente Interaktion:
- Dank Interaktionsmöglichkeiten über die Mobile-HubSpot-App kannst du von überall aus jederzeit effizient E-Mails senden, Anrufe protokollieren, Meetings planen und nahtlos mit Kunden in Sequenzen interagieren
- Wissensmanagement:
- Du kannst aktiv zum Wissensmanagement beitragen und die Qualität des Kundensupports verbessern, indem du relevante Informationen in der Wissensdatenbank leicht zugänglich machst
“Super-Admin”: Unangefochtene Kontrolle
Eine Sonderrolle nimmst du als “Super-Admin” in HubSpot ein. Damit stehst du nämlich an der Spitze der HubSpot-Verwaltungshierarchie und trägst die Verantwortung für die umfassende Kontrolle und Konfiguration aller Funktionen und Daten.
Als höchste administrative Position hast du vollen Zugriff auf alle Benutzer, Tools und Einstellungen in HubSpot. Dies umfasst die Möglichkeit, Benutzer zu verwalten, Rollen zuzuweisen sowie sämtliche Konfiguration anzupassen.
Da dieser Berechtigungssatz die höchsten Zugriffsrechte über das gesamte HubSpot-Konto hat, sollte diese Rolle nur an vertrauenswürdige Personen vergeben werden.
Vorteile der Rolle “Super-Admin”
- Vollständige Kontrolle über HubSpot:
- Als “Super-Admin” verfügst du über unbeschränkten Zugriff auf alle Funktionen und Daten in HubSpot, was eine umfassende Kontrolle über die Plattform ermöglicht
- Verwaltung von Benutzern und Rollen:
- Die Position erlaubt es dir, Benutzer zu verwalten und deren Rollen zuzuweisen, um eine präzise Steuerung der Zugriffsberechtigungen zu gewährleisten
- Konfiguration aller Einstellungen:
- Der Super-Admin kann sämtliche Einstellungen in HubSpot konfigurieren und anpassen, was eine flexible Gestaltung der Plattform nach individuellen Unternehmensanforderungen ermöglicht
Die Rolle “Super-Admin” ist von höchster Bedeutung, da sie die Schlüsselrolle in der Gesamtverwaltung von HubSpot darstellt. Die umfassenden Befugnisse dieser Position erfordern jedoch eine sorgfältige Vergabe an vertrauenswürdige Personen, um eine sichere und effiziente Nutzung von HubSpot zu gewährleisten.
Neu: “Partner-Admin” – Kundenzufriedenheit als Maßstab
Für die Verwaltung und Anpassung auf HubSpot-Kundenebene ist die neue Partner-Admin-Rolle hilfreich. Sie steht für HubSpot Solutions Partner zur Verfügung und ist als Alternative zur Rolle “Super-Admin” gedacht, weil die Zugriffe ähnlich umfassend sind.
Als Partner-Admin hast du gezielte Admin-Berechtigungen, die für die HubSpot Kundenbetreuung benötigt werden; darunter kostenpflichtige Sales Hub- oder Service Hub-Tools, ohne dafür eine Lizenz erwerben zu müssen.
Ferner hast du Bearbeitungszugriff auf alle CRM-Objekte, Produkt-Hubs und Anwendungen. Spezifische Admin-Berechtigungen und die Fähigkeit zur Verwaltung mehrerer Accounts sind schließlich entscheidend für die effektive Kundenbetreuung.
Folgende Berechtigungen in HubSpot erhältst du per Default in der Rolle “Partner-Admin”:
Symbollegende:
👓 = Lesezugriff
🔓 = voller Zugriff (anzeigen, bearbeiten, veröffentlichen, löschen, interagieren)
✍🏼 = Bearbeitungszugriff (anzeigen, bearbeiten)
- CRM-Objekte:
- 🔓 auf alle Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets und benutzerdefinierten Objekte (falls vorhanden)
- ✍🏼 auf alle Aufgaben
- 🔓 auf alle Notizen und Anhänge in Datensätzen
- ✍🏼 auf alle Rechnungen
- CRM-Tools:
- 🔓 auf die Interaktion mit allen Datensätzen; auch über die Mobile-HubSpot-App. Das umfasst konkret:
- E-Mails senden
- Anrufe protokollieren
- Meetings planen
- Kontakte in Sequenzen aufnehmen
- 🔓 auf die Massenlöschung von Datensätzen aus dem Account
- 🔓 auf den Import von CRM-Datensätze und -Aktivitäten; auch als Massenimport
- 🔓 auf das Exportieren von Berichten und CRM-Datensätzen
- 🔓 auf die Erstellung von benutzerdefinierten Ansichten
- 🔓 auf die Interaktion mit allen Datensätzen; auch über die Mobile-HubSpot-App. Das umfasst konkret:
- 🔓 auf das Layout der mittleren Spalte von Datensätzen
- Marketing:
- ✍🏼 auf alle Listen
- 🔓 auf alle Formulare und Dateien
- ✍🏼 auf Standard-Tools des Marketing Hubs wie z.B. die Verwaltung von Kommunikationsabonnements und Einsicht in Website-Aktivitäten von Kontaktdatensätzen
- 🔓 auf folgende Marketingtools:
- Werbeanzeigen
- Kampagnen
- Marketing-E-Mails
- auf CTAs
- Marketing-SMS
- alle Social-Media-Tools:
- Aktualisierungen planen und veröffentlichen
- Begriffe überwachen
- Performance analysieren
- auf den separaten Content-Staging-Bereich
- 🔓 auf folgende Website-Tools:
- Blog
- Landingpages
- Website-Seiten
- HubDB
- URL-Weiterleitungen
- Design-Tools
- 🔓 auf die Genehmigung der Veröffentlichung von folgenden Inhalten:
- Marketing E-Mails
- Blog-Beiträge
- Landingpages
Vorteile der Rolle “Partner-Admin”
- Integrierte CRM-Kontrolle:
- Mit vollständigem Zugriff auf alle relevanten CRM-Objekte und -Tools kannst du als “Partner-Admin” eine präzise Verwaltung von Kontakten, Unternehmen, Deals und Tickets sicherstellen
- Ganzheitliche Marketing- und Vertriebsfunktionen:
- Du hast die Möglichkeit, sämtliche Marketing- und Vertriebsinstrumente zu nutzen, ohne kostenpflichtige Lizenzen erwerben zu müssen
- Umfassende Berichterstattung und Kontrolle:
- Durch vollständigen Zugriff auf Dashboards, Berichte und Analytics sowie die Möglichkeit zur Bearbeitung von Zielen und Datenqualitäts-Tools bietet dir die Rolle einen umfassenden Überblick und eine präzise Steuerung der Leistung und Datenqualität in HubSpot
Fazit: Die Macht der richtigen Zuweisung
Die Vielfalt der HubSpot-Rollen und Berechtigungen ermöglicht es dir und deinem Team, die Arbeit gezielt und effizient zu gestalten.
Angefangen bei "Nur anzeigen" und "Standardbenutzer" für einen soliden Einstieg in HubSpot, über spezialisierte Rollen wie “CMS-Entwickler”, “Content-Marketer” bis hin zu strategischen Positionen wie dem Marketing- und Vertriebsmanagement – jede Rolle erfüllt einen klaren Zweck.
Die kluge Zuweisung von Berechtigungen, einschließlich der Option, Lesezugriffe zu verteilen, fördert nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams. Der Super-Admin überwacht dabei umfassende Zugriffsberechtigungen und sollte diese Position mit Bedacht vergeben, um eine sichere Kontrolle über das HubSpot-Konto zu gewährleisten.
Die Partner-Admin-Rolle steht ausschließlich verifizierten HubSpot-Partnermitarbeitern wie Pinetco zur Verfügung. Diese spezielle Rolle ermöglicht es Partner-Mitarbeitern, HubSpot-Konten zu verwalten, ohne dass eine kostenpflichtige Sales Hub- oder Service Hub-Benutzerlizenz erforderlich ist. Der Partner-Administrator kann zudem rollenbasierte Berechtigungen für sein Team festlegen, um optimale Sicherheitspraktiken bei der Arbeit am Account sicherzustellen.
Insgesamt ermöglichen die verschiedenen HubSpot-Rollen eine maßgeschneiderte Anpassung an die individuellen Bedürfnisse und Aufgaben in deinem Unternehmen. Eine kluge Rollenzuweisung stellt sicher, dass dein Team nicht nur effizient arbeitet, sondern auch das volle Potenzial von HubSpot ausschöpft.
Du hast noch Fragen zur optimalen Konfiguration? Wir stehen dir gerne zur Verfügung!